door Mitzi Gras
‘Er zijn veel regels, maar dreigen deze niet een doel op zich te worden? Worden mensen niet uit het oog verloren en kan het ook anders?’
Naar aanleiding van deze kop in de Volkskrant (1 juni jl) moest ik denken aan hoe wij werken binnen het ITIP. In onze organisatie zijn eigenlijk weinig regels en procedures. Voor onze opleidingen zijn er ook geen kant en klare programma’s of draaiboeken. Toch zijn er weinig misverstanden en is er een hoge mate van gelijkgerichtheid. Hoe komt dit?
In het begin moest ik erg wennen aan deze manier van werken. Ik was voortdurend op zoek naar wat er van me verwacht werd. Wat werd ik geacht te doen en wat niet?
Pas na een hele tijd begon het me te dagen dat deze richtlijnen er niet waren en dat ik het in mijzelf te zoeken had. Wat wilde ik eigenlijk zelf? Welke manier van werken paste mij? De grote mate van vertrouwen en vrijheid die ik kreeg om dit te onderzoeken, was voor mij nieuw.
Nu, tien jaar later, is deze werkwijze zo vanzelfsprekend geworden, dat het me pas weer opvalt in het contact met andere organisaties. Regels en procedures voeren daar vaak de boventoon. Persoonlijk contact is een ondergeschoven kindje. Men is veel tijd kwijt met het opstellen, naleven en controleren van regels. Als er een probleem is, wordt er al gauw een procedure in gang gezet, in plaats van contact te maken over wat er gaande is. Alles moet verantwoord worden.
Nu wil ik niet zeggen dat regels en procedures fout zijn of onnodig. Zeker in situaties waar uniformiteit van handelen belangrijk is, zijn bepaalde afspraken en richtlijnen nuttig. Maar in heel veel gevallen, zijn regels een doel op zich zijn geworden en komen ze voort uit angst. Angst om aangesproken te worden op een fout, angst dat mensen misbruik maken van de situatie, angst het niet te weten, angst voor conflicten, angst om geen controle meer te hebben, angst voor verlies.
Vasthouden aan die vele regels en voorschriften heeft als effect dat mensen plezier in het werk verliezen. Voordat je het weet gaat de creativiteit vooral zitten in gemopper en in het bedenken van manieren om onder de verplichte regels uit te komen. Althans, zo werkt het bij mij, maar ik denk niet dat ik de enige ben.
Gelukkig hoor en lees ik de laatste tijd steeds meer over initiatieven en organisaties die het anders aanpakken. Een inspirerend voorbeeld is natuurlijk de Braziliaanse multinational Semco van Richard Semler, waar tevreden werknemers zelf hun baas, salaris en werktijden bepalen. Maar ook dichter bij huis, zijn er veel voorbeelden te vinden; Buurtzorg Nederland bijvoorbeeld, waar de zorgverleners zelf antwoord geven op de zorgbehoefte in de eigen buurt of regio, zonder dat er ‘managers’ aan te pas komen.
Wat deze organisaties met elkaar gemeen hebben, is dat zij niet sturen vanuit regels maar vanuit waarden. Bij het ITIP zijn dit bijvoorbeeld allereerst bezieling en vertrouwen. Als dat er is, dan is er een bedding waarin mensen elkaar kunnen vinden. Daarnaast zijn zelfonderzoek & verantwoordelijkheid, leiderschap & kringbewustzijn en waarachtigheid & mededogen belangrijk.
Het voordeel van werken vanuit waarden is dat het de vrijheid geeft om op je eigen manier invulling te geven aan het werk. Dat maakt niet alleen creatief, maar ook verantwoordelijk. Ieders potentie en expertise worden daardoor maximaal benut. Bovendien kan je steeds opnieuw recht doen aan de uniciteit van de persoon tegenover je en aan de situatie van het moment. Door steeds te toetsen aan de gedeelde waarden en elkaar hierop aan te spreken, behouden we toch een gelijkgerichtheid en herkenbaarheid in onze manier van werken.
Wat mij betreft zouden zowel werkgevers als werknemer veel vaker vraagtekens mogen zetten bij al die regels, alvorens ze op te stellen, uit te voeren en na te leven. Waarom hebben we deze regels eigenlijk? Waartoe dienen ze? Welk effect hebben ze precies? Ondersteunen deze regels de waarden en het werkelijke doel van de organisatie of houden ze de illusie van controle in stand?
Bekijk hier de documentaire over Semco, het bedrijf van Richard Semler.
ik ga dit meteen doorsturen naar mijn baas! We zitten toch in een cultuurveranderingstraject, kan het meteen de goeie kant op!
Hoi Mitzi,
Mooi artikel en ik ben het helemaal met je eens. Mooi ook wat Richard Semler heeft neergezet. Alleen heb ik moeite met de manier waarop Semler er zelf bij zit (tenminste in de documentaire dan). Ik kan me niet aan de indruk onttrekken dat hij zichzelf verrijkt en het gewoon mooi verkoopt. Hoe kijk jij hier tegen aan?
groetjes,
Daniel
inspirerend en precies het onderwerp waar ik de laatste weken over kauw. Al die regeltjes maken het halen van een redelijke doelstelling een hordeloop door de regeltjes zelf. toch zijn ze soms nodig, dat snap ik ook wel. maar waar komt het vandaan, waarom heb ik er zo’n hekel aan als ik er zelf aan moet voldoen? waardoor voel ik me er toch toe gedrongen om ook aan de regeltjes te voldoen, ook al heb ik weerzin? wat kan er beter om het wel vrolijk werkbaar te maken? meestal bedenk ik manieren om er langs te komen, of zo snel mogelijk aan de regel voldoen met minimale inspanning. kennelijk denken groepen mensen in regels. ” zo doen wij dat hier”, maar werkt het? ik zoek verder waarom het zo werkt en wat de weg eruit is (want die heb ik nog niet compleet)
wat ik wel zie is dat regels vooral inzichtelijk moeten zijn, simpel en procesmatig zodanig te volgen zijn dat je als individu ook makkelijk bij de finish komt (bv met het meestal er bij horende formulier of computerprogramma als je in een type industrie werkt zoals ik – farma – 😉
Ik heb ook het idee dat veel regels de creativiteit en het persoonlijk initiatief teniet doen, en dat is waarschijnlijk ook de bedoeling ervan als men de controle wil houden, maar de keerzijde is dus dat mensen zich niet meer betrokken voelen en dat leidt in mijn ogen tot een groot probleem: onverschilligheid. Toch wordt dit nooit als eerste genoemd bij problemen in een organisatie en eerder wordt er dan geprobeerd de procedures nog meer aan te scherpen…. Terwijl juist het ingaan op die onverschilligheid en de redenen erachter zo mooi kan terugleiden naar de bezieling…
Je moet eens in contact treden met de auteur van Bullshit management (II), Jos Verveen. Kan je daar wel bij helpen. Dit van jou, en zijn visie, zijn mij uit het hart gegrepen!